Bruiloft checklist: van 12 maanden vooraf tot de dag zelf
Een bruiloft plannen is vooral een kwestie van op tijd beginnen en de juiste dingen in de juiste volgorde doen. Deze checklist verdeelt alles over vier periodes. Loop hem van boven naar beneden door en je komt in de laatste week niets meer tegen dat nog geregeld moet worden.
12 tot 9 maanden vooraf: het fundament
In deze fase bepaal je de grote lijnen: datum, budget en locatie. Alles daarna hangt hiervan af, dus neem er de tijd voor. Zet het budget in een simpel overzicht met een marge van tien procent voor onverwachte kosten.
Populaire locaties en fotografen zijn voor zaterdagen in mei tot september vaak een jaar vooruit volgeboekt. Trouw je op een vrijdag of donderdag, dan is de keuze groter en de prijs meestal lager.
- Datum en trouwgemeente vastleggen
- Totaalbudget en verdeling per post bepalen
- Ceremonielocatie en feestlocatie boeken
- Fotograaf en eventueel videograaf reserveren
- Voorlopige gastenlijst maken
6 tot 3 maanden vooraf: leveranciers en uitnodigingen
Nu vul je de dag in. Kies catering, muziek en vervoer, en stuur de uitnodigingen ongeveer drie maanden vooraf. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen, zodat je later niet hoeft na te bellen.
Leg per leverancier vast wat er precies is afgesproken en op welk tijdstip hij aanwezig is. Eén document met alle contactgegevens en tijden voorkomt de meeste stress op de dag zelf.
- Catering, DJ of band en vervoer boeken
- Uitnodigingen versturen met RSVP-datum
- Trouwkleding uitzoeken en eerste pasmoment plannen
- Ringen, ceremoniemeester en toespraken afstemmen
- Draaiboek met tijden per leverancier opzetten
1 maand vooraf: details en foto's
De laatste maand gaat over details. Definitieve gastenaantallen doorgeven, tafelindeling maken en de laatste betalingen inplannen. Reken op één avond per week om alles bij te houden.
Regel in deze fase ook hoe je de foto's van gasten verzamelt. Een QR-code die gasten scannen levert honderden beelden op die je fotograaf nooit kan maken: de dansvloer laat op de avond, de kinderen onder de tafel, de reacties tijdens de speeches. Print de code op tafelkaartjes en zet er één zin uitleg bij.
- Definitief gastenaantal doorgeven aan de catering
- Tafelindeling en naamkaartjes maken
- QR-code voor gastenfoto's aanmaken en zelf testen
- Draaiboek delen met ceremoniemeester, DJ en fotograaf
- Noodtasje samenstellen: pleisters, naaigarnituur, powerbank
De dag zelf en de week erna
Wijs één persoon aan die het draaiboek beheert, zodat jullie zelf niets hoeven te regelen. Laat de ceremoniemeester of DJ één keer noemen dat gasten hun foto's kunnen delen; dat verdubbelt vaak het aantal uploads.
In de week na de bruiloft download je alle gastenfoto's in originele resolutie en zet je ze op een externe schijf. Bedank daarna je leveranciers met een korte review; daar helpen ze de volgende bruidsparen weer mee.
Veelgestelde vragen
Hoe lang vooraf begin je met een bruiloft plannen?
Twaalf maanden is comfortabel. Voor een zaterdag in het hoogseizoen boek je locatie en fotograaf het liefst nog eerder; een kleine bruiloft op een weekdag kan binnen drie tot zes maanden.
Wat vergeten bruidsparen het vaakst?
Een plan voor de foto's van gasten, een goede tijdsplanning tussen ceremonie en diner, en het regelen van vervoer aan het einde van de avond.
Hoe verzamel je alle foto's van je gasten?
Met een QR-code die naar een online galerij verwijst. Gasten scannen, uploaden via de browser en jij downloadt na de bruiloft alles in één keer.
Klaar in 60 seconden
Maak een event aan, print de QR-code en verzamel alle foto's van je gasten op één plek.